Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

VOG SOLUTIONS, société par actions simplifiée au capital de 500 €
SIREN 109 079 608 — 109 079 608 R.C.S. Nantes — SIRET 109 079 608 00013
Siège social : 41-43 quai de Malakoff, 44000 Nantes
Email : contact@vog-solutions.com

Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter directement à l'adresse ci-dessus.

2. Données personnelles collectées

Selon votre usage de nos services, nous collectons les catégories de données suivantes :

Nos services ne sont pas conçus pour collecter des catégories particulières de données personnelles telles que des données de santé, opinions politiques ou convictions religieuses, et nous ne demandons pas de telles informations pour la prospection professionnelle.

3. Finalités du traitement

• Exécution du contrat : création et gestion de votre compte, accès au service, facturation
• Relation client : réponse à vos demandes, support technique, notifications de service
• Amélioration du service : analyse anonymisée de l'usage pour améliorer nos logiciels
• Obligations légales : conservation des données de facturation conformément au Code de commerce
• Newsletters : envoi de newsletters et d'informations produits lorsque vous y avez consenti
• Communications liées au service : messages nécessaires à l'utilisation de nos services (compte, facturation, sécurité, fonctionnement)
• Prospection professionnelle : présenter nos services à des entreprises et professionnels lorsque la sollicitation est en rapport avec leur activité, gérer les oppositions et produire des statistiques agrégées de campagne (voir § 11)
• Mon espace VOG Solutions : vous donner un identifiant unique pour vos logiciels VOG, permettre à une entreprise de désigner ses responsables, envoyer et suivre les invitations, conserver la preuve des acceptations et des actes, rattacher une entreprise au partenaire qui l'a recommandée (voir § 12)
• Sécurité : détection des fraudes, protection de la plateforme

4. Bases légales des traitements

5. Durée de conservation

• Données de compte actif : durée de l'abonnement + 30 jours après résiliation
• Données de facturation : 10 ans (obligation comptable légale)
• Logs de connexion : 12 mois maximum
• Données de support : 3 ans à compter du dernier contact
• Prospects (formulaire de contact) : 3 ans à compter du dernier contact
• Consentement newsletter : jusqu'au retrait du consentement
• Prospection professionnelle : 3 ans à compter de la collecte, ou du dernier contact émanant de vous (par exemple une réponse) s'il est plus récent. Nos propres sollicitations et leurs événements techniques de distribution ne prolongent pas cette durée. Les statistiques de clics utilisées par VOG étant agrégées et non rattachées à une personne, elles ne sont pas utilisées pour déterminer votre dernier contact
• Historique nominatif des envois de prospection : 13 mois, puis anonymisation (seules des statistiques non nominatives sont conservées)
• Informations de distribution transmises par notre prestataire d'envoi (e-mail délivré, rejeté, signalé comme indésirable) : 12 mois
• Statistiques de clics de campagne (agrégées, non rattachées à une personne) : 3 ans
• Opposition à la prospection : conservée tant qu'elle est nécessaire pour éviter une nouvelle sollicitation (voir § 11)
• Journaux techniques des serveurs (adresse IP, adresse de la page demandée) : environ 14 jours

Mon espace VOG Solutions (détail au § 12) :

• Compte VOG Solutions : tant qu'il est utilisé ; un compte sans connexion pendant 3 ans et sans compte de logiciel relié est fermé, après un avertissement adressé 30 jours avant
• Journal de sécurité (connexions, codes, changements de mot de passe, ouvertures de logiciels) : 12 mois
• Sessions closes, liens et codes à usage unique : 30 jours après leur fin
• Invitations non acceptées (expirées ou annulées) : 90 jours après l'expiration ou l'annulation
• Autorisations retirées, invitations acceptées, transferts du responsable principal et journal des actes : 5 ans après la fin de l'autorisation
• Preuves d'acceptation des conditions : pendant la durée de prescription des actions nées de la relation contractuelle
• Rattachement à un partenaire : pendant la durée de la convention du partenaire, puis jusqu'au règlement définitif des rémunérations qui en découlent, augmentée de la durée de prescription applicable ; les pièces comptables liées à ces rémunérations sont conservées 10 ans

À l'issue des durées applicables, les données concernées sont supprimées ou anonymisées, sauf lorsqu'une conservation reste nécessaire pour respecter une obligation légale, exercer ou défendre des droits, ou maintenir votre opposition à la prospection et vous permettre de l'exercer.

6. Destinataires des données

Vos données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées de VOG SOLUTIONS dans le cadre de leurs fonctions, et, dans les seules limites décrites au § 12, aux responsables de votre entreprise autorisés à gérer les responsables, au partenaire qui a recommandé votre entreprise lorsque son code a été utilisé, et au cabinet comptable que votre entreprise a expressément autorisé.

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, avec lesquels un contrat de traitement de données est en vigueur :

• Stripe Inc. — traitement des paiements (certifié PCI-DSS, données bancaires)
• Formspree — traitement des formulaires de contact du site public
• OVH SAS (France) — hébergement de l'application et de la base de données
• Scaleway SAS (Paris, France) — stockage des fichiers, photos et documents de chantier
• Resend (Plus Five Five, Inc., États-Unis) — acheminement de nos e-mails (messages liés au service et prospection professionnelle) et transmission des informations de distribution (e-mail délivré, rejeté, signalé comme indésirable). Le suivi d'ouverture et le suivi de clics proposés par Resend sont désactivés pour nos envois. Selon les informations publiées par Resend, le contenu des messages et les journaux d'envoi sont conservés 30 jours sur ses offres Free, Pro et Scale, la durée étant paramétrable sur ses offres Enterprise.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited pour l'Espace économique européen ; société mère Anthropic, PBC, États-Unis) — modèles d'intelligence artificielle utilisés, uniquement à la demande de l'utilisateur, par certaines fonctions d'assistance : assistant de support, préparation d'une prestation et, dans Communications, résumé d'un fil et préparation d'un brouillon de réponse. Seul le texte nécessaire à la demande est transmis (jamais les pièces jointes des courriels ni les identifiants de messagerie). Selon ses conditions commerciales, Anthropic n'entraîne pas ses modèles sur ces contenus ; selon sa politique publiée, il les supprime sous 30 jours, sauf exceptions (sécurité, obligation légale).

Nous ne vendons, ne louons et ne partageons jamais vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales. L'information donnée au partenaire qui a recommandé votre entreprise (§ 12) se limite au rattachement nécessaire au suivi de sa rémunération ; elle ne comprend ni vos coordonnées, ni vos données de gestion.

7. Transferts hors Union européenne

Certains de nos sous-traitants (notamment Stripe, Anthropic et Resend) peuvent être établis hors de l'Union européenne. Dans ce cas, les transferts sont encadrés par des garanties appropriées :

• Clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne
• Décision d'adéquation de la Commission européenne (ex : Data Privacy Framework UE-États-Unis)

Cas de Resend : nos e-mails sont expédiés depuis la région Irlande (eu-west-1) configurée pour notre domaine. Resend indique toutefois stocker les données de ses clients aux États-Unis (contenu des messages, journaux d'envoi, informations de distribution). Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types intégrées à son accord de traitement des données ; Plus Five Five, Inc. figure en outre sur la liste officielle des participants au Data Privacy Framework UE-États-Unis.

Pour toute information sur ces transferts, contactez-nous à contact@vog-solutions.com.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

Si vous avez un compte VOG Solutions, vous pouvez aussi, depuis Mon espace, exporter vos données, déposer une demande (rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité) et fermer votre compte (voir § 12).

Pour exercer vos droits, envoyez un email à contact@vog-solutions.com. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pourrons vous demander les informations nécessaires pour la vérifier. Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Nous répondons sous 30 jours maximum.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) : www.cnil.fr.

9. Cookies et traceurs

Le site public vog-solutions.com ne charge aucun script tiers de mesure d'audience. Ses pages d'information ne déposent aucun cookie ; Mon espace, lorsque vous vous y connectez, dépose le cookie de session décrit ci-dessous, et un service VOG ouvert depuis Mon espace (par exemple VOG Business) dépose son propre cookie de session, strictement nécessaire à son fonctionnement. Les autres cookies ci-dessous concernent l'application VOG BTP. Tous sont strictement nécessaires au fonctionnement du service :

Mon espace conserve aussi dans votre navigateur, sans cookie, l'entreprise affichée et, le cas échéant, l'action à reprendre après votre connexion, le temps de la session et, lorsque vous arrivez par le lien d'un partenaire, son code pendant 30 jours au plus, afin de vous le proposer à la création de votre entreprise.

Ces cookies techniques ne nécessitent pas de consentement préalable (art. 82 de la loi Informatique et Libertés). Vous pouvez les désactiver dans les paramètres de votre navigateur, mais cela peut altérer le fonctionnement du service.

E-mails de prospection. Aucun pixel invisible ne mesure l'ouverture de nos e-mails de prospection, et le suivi d'ouverture et de clics de notre prestataire d'envoi est désactivé. Certains liens de ces e-mails peuvent passer par une adresse VOG qui compte les clics afin de produire des statistiques globales de campagne. Ces clics ne sont rattachés ni à votre adresse électronique, ni à vos coordonnées, ni à votre entreprise : le lien est le même pour tous les destinataires d'une campagne, et ni l'adresse IP ni les informations du navigateur ne sont conservées pour ces statistiques. Les statistiques ne sont affichées que lorsqu'un nombre minimal de destinataires permet d'éviter qu'elles révèlent le comportement d'une personne en particulier. Le lien de désinscription n'est jamais compté comme un clic.

Journaux techniques. Comme tout service en ligne, nos serveurs enregistrent automatiquement dans des journaux techniques certaines informations sur les requêtes reçues, notamment l'adresse IP et l'adresse de la page demandée, y compris lorsqu'un lien d'un de nos e-mails est utilisé. Ces journaux servent uniquement au fonctionnement et à la sécurité des services, sont conservés environ 14 jours, et ne sont utilisés ni pour le ciblage commercial ni pour les statistiques de clics.

10. Sécurité

VOG SOLUTIONS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération et la divulgation : accès réservés aux personnes habilitées, connexions chiffrées, séparation des environnements de test et de production, journalisation. Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, ces mesures ne constituent pas une garantie contre tout incident.

11. Prospection professionnelle

VOG SOLUTIONS peut adresser des e-mails à des entreprises, artisans et professionnels pour leur présenter des services VOG (par exemple VOG BTP ou VOG Actu) en rapport avec leur activité professionnelle. Cette prospection porte exclusivement sur des offres en rapport avec l'activité professionnelle des personnes contactées ; elle ne vise pas les particuliers dans leur vie privée.

Données traitées. Informations sur l'entreprise : SIREN, SIRET du siège, dénomination, nom commercial, forme juridique, activité (code NAF), adresse, commune, département, région, tranche d'effectif, date de création, état administratif, site internet, statut de diffusion au répertoire Sirene. Coordonnées professionnelles : adresse électronique professionnelle et, le cas échéant, téléphone professionnel. Suivi : provenance des données et date de collecte, service VOG concerné et qualification interne (statut, notes), historique de nos sollicitations, informations de distribution (délivrance, rejet, signalement), opposition, et date du dernier contact émanant de vous lorsque nous l'avons enregistrée. Nous ne collectons pas l'identité des dirigeants. Lorsque l'entreprise est une entreprise individuelle, certaines de ces informations peuvent se rapporter à une personne physique.

Provenance. Ces données ne sont pas collectées auprès de vous. Elles proviennent de sources publiques et officielles sur les entreprises (annuaire des entreprises de l'État, accessible par l'API Recherche d'entreprises et alimenté notamment par le répertoire Sirene de l'Insee), de fichiers de données d'entreprises importés par notre équipe, ou d'une saisie de notre équipe. Chaque e-mail de prospection indique la provenance enregistrée de vos coordonnées.

Répertoire Sirene. Nous n'utilisons pas pour la prospection les données des entreprises dont le statut de diffusion Sirene est partiel (opposition à la diffusion). Aucun e-mail de prospection n'est envoyé à une entreprise dont ce statut n'a pas été vérifié.

Finalités et sélection. Identifier les entreprises et professionnels susceptibles d'être concernés par nos services ; les sélectionner selon des critères professionnels (activité, code NAF, zone géographique, service VOG concerné) ; leur adresser des communications en rapport avec leur activité ; respecter un délai minimal entre deux sollicitations, tous services VOG confondus ; gérer les oppositions, les adresses invalides et les signalements ; produire des statistiques globales de campagne. Aucun profil comportemental individuel n'est établi, et aucune décision n'est prise automatiquement à partir de votre comportement.

Base légale. L'intérêt légitime de VOG SOLUTIONS à présenter ses services à des professionnels, lorsque la sollicitation est en rapport avec leur activité professionnelle (art. 6.1.f RGPD), avec une information claire et la possibilité de s'opposer simplement et gratuitement à chaque sollicitation.

Liste d'opposition. Après votre opposition, nous conservons uniquement les informations nécessaires pour éviter de vous solliciter à nouveau (adresse électronique et/ou SIREN, date, origine et motif éventuel de la demande). Elles ne sont utilisées à aucune autre fin. La CNIL recommande de conserver ces informations au minimum trois ans. Un signalement de notre e-mail comme indésirable auprès de votre messagerie est traité comme une opposition, et une adresse qui produit un rejet définitif n'est plus utilisée.

Liens de désinscription. Pour qu'un lien de désinscription reste utilisable même dans un e-mail ancien, nous conservons les informations nécessaires à son fonctionnement (l'adresse électronique et, le cas échéant, le SIREN auxquels il s'applique), aussi longtemps que ce lien peut servir à exercer votre opposition. Elles ne servent qu'à enregistrer votre opposition si vous utilisez ce lien.

Durées de conservation. Voir le § 5.

12. Mon espace VOG Solutions

Mon espace est le compte VOG Solutions qui vous permet d'accéder avec un seul identifiant aux logiciels VOG et, pour une entreprise, de désigner les personnes qui la représentent dans Mon espace. Son utilisation est régie par les conditions d'utilisation de Mon espace. Leur acceptation n'est pas un consentement au sens du RGPD : la présente politique est une information, elle n'est pas soumise à acceptation.

Qui voit quoi.

• Les responsables d'une entreprise autorisés à gérer les responsables voient l'identité des autres responsables de cette entreprise et les autorisations qui leur ont été accordées. Les autres responsables ne voient pas cette liste.
• Le partenaire qui a recommandé une entreprise, lorsque son code a été utilisé, voit dans son espace partenaire le nom de l'entreprise et l'état du rattachement, ainsi que, pour les seuls encaissements qui lui ouvrent une rémunération, la nature de l'abonnement réglé (composante et durée d'engagement) et le montant de sa rémunération. Il ne reçoit ni l'adresse électronique ni les autres coordonnées des comptes de l'entreprise, ni ses devis, factures, chantiers ou autres données de gestion, ni la liste de ses responsables dans Mon espace.
• Lorsque la recommandation vient d'un client VOG ambassadeur, celui-ci voit le nom de l'entreprise recommandée, la date du rattachement et le fait qu'elle soit devenue cliente, ainsi que, pour chaque crédit qui lui est attribué, la règle appliquée (profil tarifaire et durée d'engagement retenus). Il ne voit ni ses coordonnées, ni l'état de ses paiements.
• Un cabinet comptable n'accède au dossier d'une entreprise que si celle-ci l'y a expressément autorisé ; cette autorisation est révocable.
• Les courriels d'invitation sont acheminés par notre prestataire d'envoi (§ 6).

Code partenaire. Le champ du code partenaire est facultatif. Lorsque vous arrivez par le lien d'un partenaire, son code vous est proposé : il reste visible et modifiable, et vous pouvez le retirer. Un code inconnu ou inactif est refusé.

Vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime. Un responsable peut renoncer à ses propres autorisations depuis Mon espace, ou demander à l'entreprise de retirer sa désignation. Une personne invitée peut ne pas donner suite à l'invitation : elle expire au terme de son délai de validité. Pour vous opposer au rattachement de votre entreprise à un partenaire, écrivez-nous à contact@vog-solutions.com : nous examinons votre demande et vous informons de la suite qui lui est donnée, dans un délai d'un mois ; les opérations déjà réalisées en exécution de la convention du partenaire ne sont pas remises en cause.

Fermeture du compte. Vous pouvez fermer votre compte VOG Solutions depuis Mon espace, après avoir transmis, le cas échéant, votre rôle de responsable principal. À la fermeture :

• sont effacés immédiatement de votre compte : vos nom, prénom, adresse électronique et l'empreinte de votre mot de passe ; vos sessions, liens et codes en cours sont invalidés ; vos comptes reliés, délégations et autorisations prennent fin ;
• restent conservés, pour leur durée propre (§ 5), parce qu'ils servent à établir ou défendre des droits : la preuve de vos acceptations, qui comprend l'adresse électronique utilisée au moment de l'acceptation ; l'historique des autorisations, invitations et transferts qui vous concernent ; le journal de sécurité et des actes ;
• ne sont pas affectés : vos comptes dans les logiciels VOG (par exemple VOG BTP), qui restent accessibles par leur connexion habituelle et régis par leurs propres conditions, ainsi que les données de facturation, conservées au titre des obligations légales.

La fermeture n'est donc pas une anonymisation complète : les données conservées restent rattachées à votre ancien compte jusqu'à la fin de leur durée de conservation.

13. Contact et réclamations

Pour toute question relative à la présente politique ou à l'exercice de vos droits :

En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez saisir la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes